Angepinnt Öffentliche Ordner

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  • Öffentliche Ordner

    Anlegen öffentlicher Ordner

    Öffentliche Ordner können ab unserem Tarif msxBASIC 2013 aufwärts genutzt werden. Wenn Sie den Tarif msxOPEN 2013 gebucht haben, können Sie auf dem Administrationsportal keine öffentlichen Order anlegen.

    Öffentliche Mail-Ordner müssen über das Administrationsportal angelegt werden, um sie administrieren zu können oder eine Mailaktivierung durchzuführen. Um die volle Funktion der öffentlichen Ordner zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen, die Grundstruktur der öffentlichen Ordner über das Administrationsportal anzulegen. Ordner, die mit dem Outlook-Client angelegt wurden, werden im Administrationsportal nicht angezeigt und es gibt auch keine Möglichkeit, das nachträglich zu ändern.

    Öffentliche Kalender-, Kontakte- und Notizenordner hingegen können Sie nur in Outlook anlegen.

    Die Verwaltung der Berechtigungen auf öffentliche Ordner erledigen Sie am besten auch über das Administrationsportal. Zwar können die Berechtigungen auch mit Outlook bearbeitet werden. Aber auch hier gilt: Berechtigungen, die mit dem Outlook-Client gesetzt oder verändert wurden, werden im Administrationsportal nicht angezeigt und es gibt keine Möglichkeit, das nachträglich zu ändern.


    Um einen neuen öffentlichen Ordner zu erstellen, klicken Sie auf "Öffentlichen Ordner hinzufügen":




    Nun können Sie den Namen des Ordners eingeben.




    Sie können den Ordner auch direkt bei der Erstellung mailaktivieren, d.h. ihm eine E-Mail-Adresse zuordnen. Bitte beachten Sie dabei die Option "Allow posting to external users". Wenn dieser Haken nicht gesetzt ist, können externe Absender keine E-Mails an den Ordner schicken. Wenn Sie z.B. einen mailaktivierten öffentlichen Ordner als Info-Adresse Ihrer Firma einsetzen wollen, setzen Sie diesen Haken unbedingt.





    Anschließend können Sie den neuen Ordner anklicken, um die Berechtigungen auf ihn zu verwalten.




    Berechtigungen auf öffentliche Ordner

    Nach der Erstellung des öffentlichen Ordners ist auf ihn standardmäßig das Recht "Reviewer" (Prüfer) für die Sicherheitsgruppe "Exchange SG - Security Distribution Group" voreingestellt.
    Dieser Sicherheitsgruppe gehören alle Benutzer Ihrer Exchange-Organisation an. Diese Berechtigungsstufe greift für alle Mitglieder Ihrer Organisation, für die nicht explizit etwas anderes angegeben ist.

    Mit "Berechtigungen hinzufügen" können Sie für einzelne Benutzer abweichende Rechte konfigurieren.




    Stellen Sie im Dropdown-Menü eine Berechtigungsstufe ein und verschieben Sie dann mit den Pfeiltasten die Benutzer nach rechts, denen Sie diese Berechtigungsstufe geben wollen. Sie können auch einstellen, ob die neuen Berechtigungen an bereits vorhandene Unterordner weitergegeben werden sollen. Auf neue Unterordner, die nach der Änderung angelegt werden, vererben sich automatisch die Berechtigungen des übergeordneten Ordners.




    Anschließend werden die Benutzer mit speziellen Berechtigungen in der Liste angezeigt. Dort können Sie die Berechtigungen bearbeiten oder mit "Verbieten" dem Benutzer den Zugriff auf diesen Ordner vollständig entziehen.




    Import von bereits vorhandenen öffentlichen Ordnerstrukturen

    Beachten Sie bitte, das die öffentliche Ordnerstruktur auf dem LANSOL® Hosted Exchange neu angelegt werden muss, um eine korrekte Rechtevergabe zu gewährleisten. Aus Ihrem bisherigen System kopierte Ordner übernehmen nicht die Berechtigungen des alten Systems. Diese können auch nicht importiert werden, da die jeweiligen Rechte Ihren neuen Benutzerkonten zugewiesen werden müssen.

    Daher empfiehlt es sich, die öffenrtliche Ordnerstruktur über das Exchange-Administrationsportal anzulegen und anschließend die Berechtigungen über das Administrationsportal oder mit Outlook einzupflegen. Sobald die Struktur fertig angelegt ist, können Sie den jeweiligen Inhalt mit Outlook in die neuen öffentlichen Ordner kopieren.


    Mailaktivierung öffentlicher Ordner

    Über das Administrationsportal können Sie einen öffentlichen Ordner mailaktivieren, d.h. ihm eine E-Mail-Adresse bzw. Alias-Adressen zuordnen. Die verwendeten E-Mailadressen können bei Bedarf vor der globalen Adressliste verborgen werden.
    „Senden als“ mit der Mail-Adresse eines öffentlichen Ordners

    Im Administrationsportal können Sie auf dem Tab "Berechtigungen" Ihren Benutzern / Postfächern die Rechte "Senden als" und "Senden im Auftrag von" auf einen mailaktivierten öffentlichen Ordner gewähren.


    Zugriff auf öffentliche Ordner mit OWA - ja

    In OWA können Sie gemäß den vergebenen Berechtigungen auf Ihre öffentlichen Ordner zugreifen. Dazu müssen die öffentlichen Ordner aber erst zu den Favoriten hinzugefügt werden.
    Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf "Favoriten" und dann "Öffentlichen Ordner hinzufügen".





    Wählen Sie den gewünschten Ordner aus und klicken Sie noch einmal auf "Hinzufügen". Der Ordner wird dann unter Ihren Favoriten angezeigt.




    Zugriff auf öffentliche Ordner mit Smartphones - nein

    Die Synchronisation öffentlicher Ordner (z.B. Kalender & Kontakte) auf Smartphones per ActiveSync wird nativ seitens Microsoft® nicht unterstützt.

    Eine Möglichkeit, dies zu umgehen, ist es, ein separates Postfach zu verwenden, das sich die Mitarbeiter, die den Kalender pflegen sollen, zusätzlich (ab Outlook® 2010) einbinden können. Diese Mailkonto kann wiederum von vielen Smartphones als zweites Konto eingebunden werden und synchronisiert so Kontakte & Kalender.
    Es gibt 10 Gruppen von Menschen: Die, die Binärcode verstehen und die, die ihn nicht verstehen. :)